Conozca
cuales son las nuevas tendencias, técnicas y métodos modernos para Administrar
una empresa; más conocidas como “Herramientas Gerenciales o Administrativas”
que les permite a los gerentes tomar decisiones.
Existen
una serie de circunstancias dentro del ámbito empresarial, que se presenta a
los gerentes de forma continua. Problemas tales como la centralización del
poder, un mal clima laboral, incumplimientos en los procesos de producción y
entregan de productos, mal mejoramiento en los sistemas o líneas de montajes de
los artículos entre otros se pueden derivar de una mala gestión o peor aún por
aun inexistencia o falta de aplicación de las denominadas HERRAMIENTAS
GERENCIALES.
Tal
y como su nombre lo evoca las herramientas gerenciales o administrativas no son
más que un auxilio o una serie de técnicas modernas que les permite a los
gerentes tomar decisiones cruciales y oportunas ante algún tipo de disparidad o
desequilibrio en los procesos productivos, económicos, políticos y sobre todo
sociales que constituyen la naturaleza y esencia de la empresa.
Actualmente
estamos en una época de información y conocimiento dentro de los cuales se hace
necesario ir valiéndose de tendencias y métodos modernos que nos faciliten el
funcionamiento del sistema empresarial. Las técnicas o herramientas gerenciales
se pueden aplicar desde el entorno intrínseco de la organización como es el
caso just of time, los cuales son procesos muy propios e inherentes a la
empresa, sino que también existen técnicas que recogen información del exterior
hacia el interior de la empresa constituyendo así una serie de in putts o
entradas las cuales la empresa puede procesar y utilizarlo para su mejoramiento
como es el caso del benchmarking.
A
continuación se exponen una serie de herramientas que utiliza la administración
para la toma de decisiones y mejorar la calidad de sus procesos.
EL COACHING GERENCIAL
Un coach
gerencial adicionalmente de sus competencias lingüísticas o cognitivas requiere
adquirir destrezas en aquellos aspectos que más allá de sus competencias
técnicas y gerenciales le habiliten como business coach en un contexto de
liderazgo transformador de grupos humanos: esto es liderazgo de sistemas
humanos configurados por seres humanos, cultural y emocionalmente
interrelacionados, por múltiples y muy complejas redes conversacionales,
verbales y no verbales, que intentan lograr objetivos individuales y
colectivos.
Un
gerente, candidato a líder transformador, requiere tanto entender a fondo lo
que esto significa como también aprender a ejercer influencia idealizada,
generar motivación inspiradora, lograr estimulación intelectual, y prestar
consideración individualizada
Como
vemos el Coaching como herramienta administrativa tiene gran influencia en el
desempeño de la empresa y por su gran influencia, análisis y actuar sobre las
persona tiene gran trascendencia en el mundo empresarial, es una herramienta
que en los últimos años se ha venido aplicando ya que trae consigo beneficios
como
* Mejora el
desempeño y la productividad.
* Mejora el
comportamiento y la actitud en todas las áreas.
* Incrementa la
capacidad de aprendizaje, vale decir, aprende a aprender más rápido.
* Mejora las
relaciones entre Gerentes y subordinados.
* Produce más
ideas creativas.
JUST OF TIME (JUSTO A
TIEMPO)
La
técnica del Justo a Tiempo ha sido considerado como una herramienta de bastante
importancia para todo tipo de empresa, simplemente porque su filosofía está
orientada al mejoramiento continuo, a través de la eficiencia en cada una de
los elementos que constituyen el sistema de empresa, (proveedores, proceso
productivo, personal y clientes).
La
filosofía del "justo a tiempo" se fundamenta principalmente en la
reducción del desperdicio y por supuesto en la calidad de los productos o
servicios, a través de un profundo compromiso (lealtad) de todos y cada uno de
los integrantes de la organización así como una fuerte orientación a sus tareas
(involucramiento en el trabajo), que de una u otra forma se va a derivar en una
mayor productividad, menores costos, calidad, mayor satisfacción del cliente,
mayores ventas y muy probablemente mayores utilidades.
Un
ejemplo de la eficacia de dicha herramienta, es el caso de Toyota, ellos la
aplican a su producción, puesto que fabrican los carros conforme a los pedidos
que les hagan y así tienen dos ventajas seguras: el inventario tiende a nulo y
ahorran el costo de tener una bodega.
REINGENIERÍA
En
los últimos años ha surgido una nueva tendencia en el desarrollo de las
empresas y que ha sido el resultado de los cambios cada vez más rápidos dentro
del entorno de la misma. La reingeniería viene a dar la pauta para nuevos
cambios en la forma de operar de las empresas.
La
reingeniería es un método mediante el cual se rediseña fundamentalmente los
procesos principales del negocio, de principio a fin, empleando toda la
tecnología y recursos organizacionales disponibles, orientados por las
necesidades y especificaciones del cliente, para alcanzar mejoras
espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como
costos, calidad, servicio y rapidez. Éste es un cambio radical en la forma en
la que se visualiza y estructuran los negocios, que, a su vez, dejan de
observarse como funciones, divisiones y productos, para ser visualizados en
términos de proceso clave.
Para llevar a
cabo la reingeniería de procesos se han identificado los siguientes roles:
1. Líder.
2. Dueños o
responsables del proceso
3. Equipo de reingeniería;
4. Comité
directivo;
5. ‘ Zar” de la
reingeniería.
El
líder es un alto ejecutivo que respalda, autoriza y motiva el esfuerzo total de
reingeniería. Debe tener la autoridad suficiente para que persuada a la gente
de aceptar los cambios radicales que implica la reingeniería. Sin este líder el
proceso de reingeniería queda en buenos propósitos sin llegar a culminarse como
se espera; el responsable del proceso, es el gerente de área responsable de un
proceso específico y del esfuerzo de ingeniería correspondiente; el equipo de
reingeniería es formado por un grupo de individuos dedicados a rediseñar un
proceso específico, con capacidad de diagnosticar el proceso actual, supervisar
su reingeniería y su ejecución; el comité directivo es el Cuerpo formulador de
políticas, compuesto de altos administradores que desarrollan la estrategia
global de la organización y supervisan su progreso, normalmente incluye a los
dueños de proceso; por último el zar de reingeniería es el responsable de
desarrollar técnicas e instrumentos de reingeniería y de lograr sinergia entre
los distintos proyectos en la empresa.
DOWNSIZING
El
downsizing es un tipo de reorganización o reestructuración de las
organizaciones a través de la cual se lleva a cabo la mejora en los sistemas de
trabajo, el rediseño de la organización en todos sus niveles y la adecuación
del número de empleados para mantener competitivas a las organizaciones.
El
término tiene dos interpretaciones. En el sentido estricto, significa reducción
de la fuerza de trabajo. En el sentido amplio, expresa un conjunto más diverso
de estrategias como el rightsizing y el rethinking, y no necesariamente una
reducción laboral, ya que por lo general ésta, como estrategia aislada, es
ineficaz e inclusive perjudicial. El downsizing se emplea hasta volverse común
tanto a los sectores públicos como a los privados. A pesar de que las presiones
económicas, fiscales y políticas son la causa inmediata por la cual se decide
llevar a cabo el downsizing, el hecho es que los cambios tan rápidos en el
ambiente gubernamental y de negocios son la razón de fondo por la que se
realizan estas medidas.
Se
debe ser cuidadoso en la ejecución de medidas de downsizing, pues son
decisiones que afectan profundamente la vida y la productividad de los individuos,
sobre todo cuando se lleva a cabo una disminución en la fuerza laboral.
Entre
las ventajas del Downsizing se puede mencionar una disminución de costos al
reducir algunos departamentos que integraban la empresa y que ya no son
necesarios, y, combinado con el outsourcing, da como resultado organizaciones
más flexibles y ligeras.
Esta
es una de las estrategias muy utilizadas y de primera mano cuando una empresa
se encuentra atravesando una crisis, en las empresas estatales más que todo,
pero no debería ser así por las consecuencias anteriormente mencionadas. Es el
común y equívocamente llamado “recorte de personal”.
BENCHMARKING
Dentro
de todo este proceso de modernización en las organizaciones han surgido ideas
innovadoras y eficaces que a través del tiempo se han mantenido, demostrando su
funcionalidad. Una de estas herramientas, es el Benchmarking, definido como un
proceso sistemático y continuo para evaluar los productos, servicios y procesos
de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como representantes de las
mejores prácticas, con el propósito de realizar mejoras organizacionales. Se
plantea una comparación, no solo entre la competencia sino cualquier otra
empresa que le pueda proporcionar información para llevar a cabo las mejoras,
ya sea de su misma actividad económica o no.
El
Benchmarking contribuye al logro de los objetivos del negocio de la
organización facilitando la detección de las mejores prácticas que conducen en
forma rápida, ordenada y eficiente a la generación de ventajas competitivas y a
nuevas oportunidades de negocio a fin de motivar la mejora en el desempeño
organizacional.
Los
principales beneficios para las organizaciones serán:
* Se aprenderá de
otros cuyos procesos son mejores.
* Se adaptará lo
aprendido para mejorar.
* Se llegará a un
mejoramiento organizacional mediante un proceso continuo y sistemático de
evaluación de productos, servicios y procesos de trabajo de organizaciones
reconocidas como representantes de las mejores prácticas. Se desarrollarán
planes a corto y largo plazo
* Se establecerán
metas de desempeño en relación con prácticas de vanguardia.
OUTSOURCING
El
ambiente de negocios actual obliga a las empresas a tener una estructura
flexible de tal manera que puedan adaptarse rápidamente a las demandas del
mercado. Por ende, muchas compañías en la actualidad tienden a reducir al
máximo posible su tamaño de tal manera que todos los recursos de la
organización (humanos, financieros, materiales, técnicos) sean enfocados a la
creación de valor al cliente. El Outsourcing es una estrategia que permite que
la empresa se dedique exclusivamente a su área principal de competencia y deje
aquellas actividades que no están directamente relacionadas con el proceso de
satisfacción del cliente (y por ende, que no agregan valor a la compañía) sean
realizadas por personal externo a la empresa. De esta forma, con el uso del
outsourcing actividades como la contabilidad, sistemas de información y
mantenimiento son eliminadas de la organización para ser realizadas por un
externo. Entre las ventajas que tiene esta estrategia encontramos:
* Reduce costos
* Optimiza la
operación de la empresa
* Permite atacar
con prontitud mercados nuevos
* Evita la
dispersión del recurso
* Permite
explotar la potencialidad del negocio.
DESCRIPCIÓN DEL USO DE LAS FUNCIONES
GERENCIALES COMO HERRAMIENTAS BÁSICAS PARA EL TRABAJO PRODUCTIVO
Alcanzar
objetivos organizacionales mediante la coordinación de los esfuerzos
individuales de otros, no es un proceso que pueda dejarse al azar. Requiere la realización
sistemática de un conjunto de actividades que suelen agruparse en varias funciones
administrativas o gerenciales las cuales son:
PLANIFICACIÓN
COMO HERRAMIENTA GERENCIAL
Planificación
Estratégica, Es la que Soluciona gran cantidad de problemas de negocios,
incluso en ocasiones llega a parecer como que el producto principal de muchos
empresas es su Plan Estratégico. La Planificación estratégica difiere de otros
tipos de planificaciones, ya que se basa en desarrollar la estrategia que la
empresa va a seguir durante un período de tiempo, y puede ser diseñada para un
área específica de la empresa, como por ejemplo planificar su estrategia de
mercadeo, como para su negocio como un todo. Usualmente en la Planificación
estratégica tradicional, los más altos directivos fijan la estrategia global de
la compañía y luego cada una de las áreas fija sus propias estrategias,
totalmente alineadas con las de la compañía. La estrategia fija La Dirección
hacia donde irá nuestra empresa, es la Brújula que intentará guiarnos hacia
buen puerto (a la consecución o logro de nuestros objetivos), es una parte importantísima
de nuestro negocio, ya que cada acción que se tome debería estar enmarcada o
alineada con la estrategia, para asegurar que nuestros recursos están siendo
invertidos en la dirección estratégica que decidimos.
ORGANIZACIÓN
COMO HERRAMIENTA GERENCIAL
La
organización es el establecimiento de la estructura necesaria para la
sistematización racional de los recursos mediante la determinación de las jerarquías,
disposiciones y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y
simplificar las funciones del grupo, organizar equipos de trabajo armónico
donde el todo sea más que la suma de sus partes. Una unidad productiva que
rinda más que la suma de los recursos incorporados a la misma, es decir
armonizar en todas las decisiones y todos los actos, los requerimientos del
futuro inmediato y a largo plazo, organizar tareas, actividades y personas,
motivar, comunicar, controlar y evaluar, desarrollar al personal y así mismo.
La organización en una consecuencia de la planificación, que se haya realizado previamente,
una vez que la alta dirección ha establecido los objetivos y preparado los planes
o programas, deberá diseñar y desarrollar una organización que le ayude a llevarlo
a eficaz termino.
INTEGRACIÓN
DE PERSONAL COMO HERRAMIENTA GERENCIAL
Uno de los recursos más valiosos con que cuenta la
empresa es su recurso humano, es una de las actividades del gerente a la que
debe darse alta prioridad, en dos sentidos provisión y desarrollo, debe
actuarse de acuerdo a una planificación establecida en función de un análisis
de brechas (debilidades) y fortalezas de nuestro personal, se debe estar atento
en proporcionarles todas las herramientas, conocimientos que garantice productividad,
resultados, además de sueldos, salarios, prestaciones que garanticen su calidad
de vida. Toda organización requiere de recursos humanos: gerentes, técnicos, personal
administrativo, obreros y de apoyo técnico necesario para lograr sus objetivos.
Buscar personal competente es importante para el éxito de la organización. Por
lo tanto en el proceso de organización es fundamental el logro de los recursos
humanos idóneos para cada función, actividad y puesto.
DIRECCIÓN
COMO HERRAMIENTA GERENCIAL
Para
administrar, los administradores o gerentes conducen de forma racional las actividades
de la organización, ya sea con o sin fines de lucro. Ello implica la planeación,
organización, dirección y el control de todas las actividades, funciones o
tareas. Sin planes de acción bien llevados, las organizaciones jamás tendrían condiciones
para existir y crecer. Por todo lo anterior, el papel de los administradores y
gerentes es de suma importancia. Son ellos los responsables de lograr que las cosas
sucedan, ya sea bien o mal. Es el administrador o gerente, esa figura de sumo
valor, el eje principal, el líder, el guía y promotor de que las cosas sucedan
y de que todos sigan la ruta correcta. De lo contrario, cada cual seguiría un
rumbo diferente e intereses distintos. Esta función conlleva a una
responsabilidad adicional de liderazgo y motivación fundamentalmente, Es la
activación, orientación y mantenimiento del esfuerzo humano para dar cumplimiento a los planes. Incluye la motivación
de las personas para la realización de sus labores, la
formación de un liderazgo como guía, la coordinación delos esfuerzos individuales hacia el logro de objetivos comunes y el
tratamiento de conflictos.
CONTROL
COMO HERRAMIENTA GERENCIAL
La creciente importancia del control en el mundo empresarial
de hoy como responsable del logro de la gestión gerencial promueve, en la dirección
de las organizaciones, la necesidad de fortalecer sus medidas de control y contar
con personal, a diferentes niveles, formados en la disciplina de control, Su
propósito inmediato es medir, cualitativamente y cuantitativamente, la
ejecución en relación con los patrones de actuación y como resultado de esta
comparación, determinar si es necesario tomar acción correctiva o remediar que
conduzca la ejecución en línea con las normas
Planificación
Debe
ser vigilada Periódicamente, Revisada
Liderazgo
Funciones
gerenciales Evaluación Autoevaluación
Dirección,
Control
Toma
de decisiones Integración Motivación
Integración
De Personal
Establecer
normas Y métodos Medir el desempeño
Organización
Diseñar
el organigrama o estructura de la empresa establecida, la función del control
es ejercida continuamente y aunque relacionada con las demás funciones, está más
íntimamente asociada con la función de planeamiento. Si las actividades han sido bien planificadas, la función de control es
necesaria para la validación del método de planificación y para maximizar
las probabilidades del éxito delas
investigaciones.
INVENTARIO
DE HERRAMIENTAS GERENCIALES
La empresa como organización formal e informal es
sujeta de parametrización en muchos de sus valores para facilitar el diagnóstico
y la toma de decisiones. Si bien hay indicadores genéricos para todas las empresas,
especialmente en áreas como las económicas financieras, cada empresa o sector
requiere definiciones a medida de sus propios parámetros y definir quién y cómo
va a monitor esa información. El diagnóstico y monitoreo permanente de
determinados indicadores e información ha sido y es la base para mantener un
buen control de situación en muchas de las disciplinas de la vida. Como ejemplo
de estos podemos señalar a la: medicina, basada en mediciones para el
diagnóstico de la salud de los pacientes, a la aviación, cuyos indicadores de
tablero de control sintetiza la información del avión y del entorno para evitar
sorpresas y permite a los pilotos dirigir el avión a buen puerto; el tablero de
un sistema eléctrico o de una represa son otros ejemplos. En todos estos casos
el Tablero permite a través del color delas luces y alarmas ser el disparador
para la toma de decisiones. En todos estos ejemplos es fundamental definir los
indicadores a monitorear.
Me parece importante actualizar esta entrada con información acerca de las herramientas de gestion de recursos humanos. Este artículo complementa de manera contundente lo que MAESTRANTES plasma en cada uno de los pilares de la gestión estratégica de RRHH
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